Die Planung von Veranstaltungen in einem Hotel klingt glamourös - Bankettsäle voller Lachen, reibungslose Gästeerlebnisse und ein gut organisiertes Team, das für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Wie bei den meisten Aspekten der Veranstaltungsplanung im Gastgewerbe kann die Realität jedoch sehr viel komplexer sein.
Eine Umfrage von EventMB ergab, dass 49 % der Herausforderungen bei Hotelveranstaltungen im Zeitmanagement liegen, während 40 % mit der Verwaltung von Veranstaltungsbudgets zu kämpfen haben. Dies verdeutlicht, dass die Planung von Hotelevents, auch wenn sie oberflächlich betrachtet einwandfrei zu sein scheint, einen erheblichen Koordinationsaufwand hinter den Kulissen erfordert. Dies gilt sowohl für den Umgang mit Änderungen in letzter Minute, als auch für die Vermeidung logistischer Alpträume.
Die gute Nachricht? Mit den richtigen Strategien und Tools lässt sich die Planung von Hotelevents optimieren, um somit das Chaos zu minimieren und den Erfolg zu maximieren. Lassen Sie uns 5 häufige Fehler bei der Planung von Hotelevents untersuchen und herausfinden, wie Sie diese wie ein Profi angehen können.
1. Verwaltung von Verfügbarkeit und Terminkonflikten
Das Jonglieren mit Veranstaltungsbuchungen und Zimmerreservierungen bei gleichzeitiger Vermeidung von Terminkonflikten ist eine der größten Herausforderungen im Veranstaltungsmanagement von Hotels. Und seien wir mal ehrlich: Wenn ein Gast den Veranstaltungsort Ihres Hotels bucht, braucht er wahrscheinlich auch eine Unterkunft.
Ohne eine nahtlose Verbindung zwischen Ihrer Eventmanagement-Software und dem Property Management System (PMS) können Missverständnisse schnell zu Verfügbarkeitskonflikten, Doppelbuchungen und frustrierten Gästen führen.
Die Lösung: Intelligentere Tools für die Buchung von Veranstaltungsorten
Ein modernes PMS-System mit Eventmanagement-Funktionen vereinfacht Gruppenreservierungen. So geht's:
- Mit Hilfe von Zimmerkontingenten können Hoteliers einen Block von Zimmern für Veranstaltungsteilnehmer zuweisen und so eine nahtlose Unterbringung neben der Reservierung des Veranstaltungsorts gewährleisten.
- Die Integration von PMS-Systemen in eine Eventmanagement-Software hilft dabei, die Kosten zu überwachen, die Zahlungen zu verfolgen und das Budget für Veranstaltungen einzuhalten.
Durch die Integration Ihres PMS-Systems mit der Veranstaltungssoftware behalten Sie die Kontrolle über die Verfügbarkeit von Veranstaltungsorten und -räumen, verhindern Überbuchungen und erhöhen die Gästezufriedenheit.
2. Überlastung der Veranstaltungslogistik
Die Veranstaltungslogistik kann überwältigend sein. Vom Aufstellen der Tische bis zur Koordination der AV-Ausrüstung und der Verwaltung mehrerer Anbieter. Ein einziges fehlendes Mikrofon, eine verspätete Lieferung des Caterings oder ein verlegter Sitzplan können den gesamten Zeitplan durcheinander bringen, so dass Mitarbeiter und Organisatoren nicht mehr weiterkommen.
Lösung: Banquet Event Orders (BEO) für eine reibungslose Koordination
Ein Bankettauftrag (Banquet Event Order, BEO) dient als zentraler Knotenpunkt für Veranstaltungsdetails und stellt sicher, dass jede Abteilung - vom Catering bis zum Housekeeping - genau weiß, was wann zu tun ist. Zu den bewährten Praktiken für Hotel-Event-Koordinatoren gehören
- Verwendung von BEOs zur Dokumentation von Veranstaltungszeitplänen, Einrichtungsanweisungen und Gästepräferenzen.
- Sicherstellung des Echtzeitzugangs zu BEOs für alle relevanten Hotelabteilungen.
- Automatisierung von Aktualisierungen, damit Änderungen in letzter Minute sofort in allen Teams berücksichtigt werden.
Erfahren Sie mehr über die Bestellung von Bankettveranstaltungen und wie Sie sie verwenden können.
3. Entgangene Einnahmen aus Veranstaltungsräumen
Ihre Veranstaltungsräume sind gebucht, aber bringen sie auch den maximalen Umsatz? Eine Studie der “Hotel Business Review” hat ergeben, dass Hotels, die Upsell-Strategien anwenden, ihre Veranstaltungseinnahmen um bis zu 20 % steigern können. Dennoch gelingt es vielen Hotels nicht, die Einnahmen aus ihren Veranstaltungsräumen zu optimieren.
Lösung: Verborgene Umsatzchancen nutzen
Ein gut geplantes Event ist eine Gelegenheit, die Einnahmen zu steigern. Und so geht's:
- Upselling von Veranstaltungsdienstleistungen - Hotels, die Catering, AV-Ausrüstung, Dekoration und VIP-Pakete anbieten, erhöhen die Ausgaben pro Veranstaltung um durchschnittlich 15 %.
- Förderung von Veranstaltungspaketen für Gäste— Die Förderung von Zimmer-Upgrades, Spa-Behandlungen und kulinarischen Erlebnissen kann zu zusätzlichen Einnahmen führen, wobei einige Hotels eine Steigerung des RevPAG (Revenue per Available Guest) um 10-15 % verzeichnen.
- Auf die Bedürfnisse von Unternehmen eingehen — Hybride Arbeitsbereiche, technologieorientierte Konferenzeinrichtungen und flexible Veranstaltungsoptionen können Geschäftskunden anziehen, ein Segment, das 25 % des gesamten Hotelumsatzes ausmacht.
4. Marketing- und Verkaufsprobleme
Selbst der schönste Veranstaltungsraum wird nicht gebucht, wenn niemand von ihm weiß. Viele Hotels verlassen sich auf Mund-zu-Mund-Propaganda statt auf eine starke digitale Marketingstrategie, was zu verpassten Buchungen führt!
Lösung: Intelligentere Event-Marketing-Strategien
Ein gezielter digitaler Marketingansatz kann aus schlecht gebuchten Veranstaltungsorten gefragte Eventräume machen. Hier erfahren Sie, wie Sie das erreichen können:
1. Maximale Transparenz mit Channel Manager-Integration
OTAs sind großartig für die Sichtbarkeit Ihrer Immobilie, auch wenn Gäste nur Ihre Hotelzimmer buchen. Sie erhöhen die Anzahl der Buchungen und ziehen mehr Reisende an, indem Sie sicherstellen, dass Ihr Hotel in den wichtigsten Buchungskanälen mit einem Channel Manager gelistet ist. Wenn Sie Ihren Gästen ein großartiges Erlebnis bieten, werden sie Ihren Veranstaltungsort wahrscheinlich für zukünftige Veranstaltungen in Betracht ziehen.
2. Mit bezahlten Anzeigen die richtige Zielgruppe ansprechen
Schalten Sie geografisch ausgerichtete Google- und Social-Media-Anzeigen, um Veranstaltungsplaner, Unternehmensorganisatoren und Hochzeitskoordinatoren in Ihrer Region zu erreichen. Nutzen Sie dynamisches Retargeting, um im Gedächtnis zu bleiben.
3.Verwandeln Sie Ihre Website in eine Verkaufsmaschine für Veranstaltungen
Fügen Sie eine veranstaltungsspezifische Buchungsmaschine oder ein Anfrageformular mit klaren Preisen, Verfügbarkeiten und Sofortangeboten hinzu. Präsentieren Sie virtuelle Rundgänge und Erfolgsgeschichten vergangener Veranstaltungen.
4. Bieten Sie Event-Pakete mit Mehrwert an
Bündeln Sie die Anmietung des Veranstaltungsortes mit Catering, AV-Ausrüstung und Raumaufenthalten, um ein nahtloses Veranstaltungserlebnis zu schaffen. Bieten Sie in der Nebensaison zeitlich begrenzte Angebote an, um die Nachfrage zu steigern.
5.Veranstalten Sie Ihre eigenen Events
Positionieren Sie Ihren Veranstaltungsort als Anlaufstelle, indem Sie Networking-Mixer, Branchentreffs oder exklusive kulinarische Erlebnisse veranstalten. Diese Veranstaltungen erzeugen Begeisterung und organische Inhalte bei den Teilnehmern.
6.Ermutigung zu nutzergenerierten Inhalten und Bewertungen
Bitten Sie, frühere Organisatoren von Veranstaltungen, Fotos und Erfahrungsberichte in den sozialen Medien zu veröffentlichen. Zeigen Sie diese auf Ihrer Website und Ihrem Google Business-Profil, um somit Vertrauen und Glaubwürdigkeit zu schaffen.
5. Staff shortages and overworked teams
Hotels are grappling with ongoing staff shortages , making it difficult to manage events without overburdening teams. When there aren’t enough hands on deck, setup delays, service bottlenecks, and miscommunication between departments can quickly turn a well-planned event into a logistical nightmare.
5. Personalmangel und überlastete Teams
Hotels haben mit ständigem Personalmangel zu kämpfen was es schwierig macht, Veranstaltungen ohne Überlastung der Teams zu organisieren. Wenn nicht genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen, können Verzögerungen beim Aufbau, Engpässe beim Service und Missverständnisse zwischen den Abteilungen eine gut geplante Veranstaltung schnell in einen logistischen Albtraum verwandeln.
Lösung: Arbeitsabläufe automatisieren
Mit kleineren Teams ist Automatisierung der Schlüssel zur reibungslosen Durchführung von Veranstaltungen, ohne das Personal zu sehr zu belasten. Die richtige Kombination aus Eventmanagement und PMS-System hilft bei der Rationalisierung von Abläufen und sorgt dafür, dass auch ein kleines Team Veranstaltungen effizient durchführen kann. Durch die Automatisierung von Veranstaltungsortbuchungen, Aufgabenzuweisungen und Echtzeit-Updates können sich die Mitarbeiter auf die Bereitstellung außergewöhnlicher Erlebnisse konzentrieren, anstatt Informationen nachzujagen.
- Automatisierte Aufgabenzuweisung — Stellen Sie sicher, dass die Aufbau-, Catering- und AV-Teams genau wissen, was wann zu tun ist, um Verwirrung zu vermeiden.
- Zentralisierte Veranstaltungsdetails — Halten Sie BEOs, Zeitpläne und Gästelisten an einem Ort bereit, um das Hin- und Herlaufen zwischen den Abteilungen zu reduzieren.
- Selbstbedienungs-Buchungsportale — Lassen Sie Ihre Kunden selbst Pakete auswählen und Präferenzen verwalten, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
- Integrierte Kommunikationstools — Mobile Updates, Checklisten und automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass die Teams auch mit weniger Mitarbeitern zusammenarbeiten.
- Flexible Zahlungsoptionen – Mit einer virtuellen Geldbörse können Sie Einzahlungen im Vorfeld von Veranstaltungen entgegennehmen, sie sicher in Ihrem PMS-System speichern und die Mittel nach Bedarf zuweisen.
Ein Beitrag von RoomRaccoon
RoomRaccoon ist das führende All-in-One-Hotelmanagementsystem für unabhängige Hoteliers, die ihre Abläufe optimieren, ihren Umsatz maximieren und das Gästeerlebnis verbessern möchten. Aber gutes Hotelmanagement hört nicht bei den Zimmern auf - es erstreckt sich auch auf Veranstaltungen.
Aus diesem Grund haben sich Pxier und RoomRaccoon zusammengetan, um Hoteliers eine integrierte Lösung zu bieten, die die Verwaltung von Veranstaltungsräumen vereinfacht und mehr Buchungen ermöglicht. Von der nahtlosen Reservierung des Veranstaltungsortes bis hin zur mühelosen Zahlungsabwicklung - unsere Partnerschaft stellt sicher, dass das Management von Veranstaltungen genauso reibungslos funktioniert wie der Betrieb Ihrer Zimmer.
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