Die größten Herausforderungen der Eventplanung im Hotel und wie Sie sie meistern

1. Verfügbarkeiten und Terminkonflikte steuern

Eventbuchungen und Zimmerreservierungen unter einen Hut zu bringen und dabei Terminkonflikte zu vermeiden, gehört zu den größten Herausforderungen im Hotel-Eventmanagement. Und seien wir ehrlich: Wenn ein Gast die Veranstaltungsräume Ihres Hotels bucht, braucht er wahrscheinlich auch eine Unterkunft.

Ohne eine nahtlose Verbindung zwischen Ihrer Eventmanagement-Software und Ihrem Property-Management-System (PMS) führen Missverständnisse schnell zu Verfügbarkeitskonflikten, Doppelbuchungen und verärgerten Gästen.

Lösung: Intelligentere Tools für die Raumbuchung

Ein modernes PMS mit Eventmanagement-Funktionen vereinfacht Gruppenreservierungen. So funktioniert es:

• Zimmerkontingente ermöglichen es Hoteliers, einen Block an Zimmern für Eventteilnehmer zu reservieren und so eine nahtlose Unterbringung parallel zu den Raumbuchungen sicherzustellen.
• Die PMS-Integration mit Eventmanagement-Software hilft, Kosten zu überwachen, Zahlungen zu verfolgen und Events im Budget zu halten.

Indem Sie Ihr PMS mit der Event-Software verknüpfen, behalten Sie die Kontrolle über die Verfügbarkeit von Räumen und Zimmern, vermeiden Überbuchungen und steigern die Gästezufriedenheit.

2. Überforderung durch Eventlogistik

Die Eventlogistik kann überwältigend sein – vom Aufbau der Tische über die Koordination der AV-Technik bis zur Steuerung mehrerer Dienstleister. Ein einziges fehlendes Mikrofon, eine verspätete Catering-Lieferung oder ein verlegter Sitzplan kann den gesamten Ablauf durcheinanderbringen und Personal wie Organisatoren ins Schwitzen geraten lassen.

Lösung: Bankett-Auftragsbestätigungen (BEO) für perfekte Koordination

Eine Bankett-Auftragsbestätigung (BEO) fungiert als zentrale Drehscheibe für alle Eventdetails und stellt sicher, dass jede Abteilung – vom Catering bis zur Hauswirtschaft – genau weiß, was wann zu tun ist. Zu den Best Practices für Hotel-Event-Koordinatoren gehören:

• BEOs nutzen, um Eventabläufe, Aufbauanweisungen und Gästewünsche zu dokumentieren.
• Echtzeit-Zugriff auf BEOs für alle relevanten Hotelabteilungen sicherstellen.
• Aktualisierungen automatisieren, damit kurzfristige Änderungen sofort in allen Teams sichtbar sind.

Erfahren Sie mehr über Bankett-Auftragsbestätigungen und ihren Einsatz.

3. Entgangener Umsatz durch Veranstaltungsräume

Ihre Veranstaltungsräume sind gebucht – aber bringen sie auch den maximalen Umsatz? Eine Studie des Hotel Business Review ergab, dass Hotels, die Upselling-Strategien umsetzen, ihren Eventumsatz um bis zu 20 % steigern können. Dennoch versäumen es viele Hotels, den Umsatz aus ihren Veranstaltungsräumen zu optimieren.

Lösung: Verborgene Umsatzpotenziale erschließen

Ein gut geplantes Event ist eine Chance, den Umsatz zu steigern. So gelingt es:

• Eventservices upsellen — Hotels, die Catering, AV-Technik, Dekoration und VIP-Pakete anbieten, steigern die Ausgaben pro Event um durchschnittlich 15 %.
• Gästepakete für Events bewerben — Zimmer-Upgrades, Spa-Behandlungen und kulinarische Erlebnisse können zusätzlichen Umsatz generieren; manche Hotels verzeichnen eine Steigerung des RevPAG um 10–15 % (Umsatz pro verfügbarem Gast).
• Auf Firmenbedarf eingehen — Hybride Arbeitsbereiche, technikgestützte Meeting-Setups und flexible Eventoptionen ziehen Geschäftskunden an – ein Segment, das 25 % des gesamten Hotelumsatzes ausmacht.

4. Schwierigkeiten in Marketing & Vertrieb

Selbst der beeindruckendste Veranstaltungsraum zieht keine Buchungen an, wenn niemand davon weiß. Viele Hotels verlassen sich auf Mundpropaganda statt auf eine starke digitale Marketingstrategie – und verschenken so Buchungen!

Lösung: Intelligentere Event-Marketingstrategien

Ein gezielter digitaler Marketingansatz verwandelt unterbuchte Räume in stark nachgefragte Veranstaltungsorte. So setzen Sie ihn um:

1. Sichtbarkeit mit Channel-Manager-Integration maximieren

OTAs sorgen für hohe Sichtbarkeit Ihres Hauses, selbst wenn Gäste zunächst nur Ihre Hotelzimmer buchen. Sie steigern die Buchungen und gewinnen mehr Reisende, indem Sie Ihr Hotel mit einem Channel Manager über alle wichtigen Buchungskanäle hinweg listen. Wenn Sie ein hervorragendes Gästeerlebnis bieten, ziehen Gäste Ihre Location wahrscheinlich auch für künftige Events in Betracht.

2. Mit bezahlten Anzeigen die richtige Zielgruppe ansprechen

Schalten Sie geozielgerichtete Google- und Social-Media-Anzeigen, um Eventplaner, Firmenorganisatoren und Hochzeitsplaner in Ihrer Region zu erreichen. Nutzen Sie dynamisches Retargeting, um präsent zu bleiben.

3. Ihre Website zur Event-Verkaufsmaschine machen

Ergänzen Sie eine eventspezifische Buchungsmaschine oder ein Anfrageformular mit klaren Preisen, Verfügbarkeiten und Sofortangeboten. Präsentieren Sie virtuelle Rundgänge und Erfolgsgeschichten vergangener Events.

4. Mehrwert-Eventpakete anbieten

Kombinieren Sie Raummiete mit Catering, AV-Technik und Übernachtungen zu nahtlosen Eventerlebnissen. Bewerben Sie zeitlich begrenzte Angebote in der Nebensaison, um die Nachfrage anzukurbeln.

5. Eigene Signature-Events veranstalten

Positionieren Sie Ihre Location als beliebtes Ziel, indem Sie Networking-Events, Branchentreffen oder exklusive kulinarische Erlebnisse organisieren. Solche Events erzeugen Aufmerksamkeit und organische Inhalte von den Teilnehmern.

6. Nutzergenerierte Inhalte & Bewertungen fördern

Bitten Sie frühere Eventorganisatoren, Fotos und Erfahrungsberichte in den sozialen Medien zu teilen. Präsentieren Sie diese auf Ihrer Website und in Ihrem Google-Business-Profil, um Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufzubauen.

5. Personalmangel und überlastete Teams

Hotels kämpfen mit anhaltendem Personalmangel, was die Durchführung von Events ohne Überlastung der Teams erschwert. Wenn zu wenige Hände zur Verfügung stehen, können Aufbauverzögerungen, Service-Engpässe und Missverständnisse zwischen Abteilungen ein gut geplantes Event schnell in einen logistischen Albtraum verwandeln.

Lösung: Arbeitsabläufe automatisieren

Bei schlankeren Teams ist Automatisierung der Schlüssel, um Events reibungslos durchzuführen, ohne das Personal zu überfordern. Die richtige Kombination aus Eventmanagement und PMS hilft, Abläufe zu optimieren, sodass selbst ein kleines Team Events effizient umsetzen kann. Durch das Automatisieren von Raumbuchungen, Aufgabenzuweisungen und Echtzeit-Updates kann sich das Personal auf außergewöhnliche Erlebnisse konzentrieren, statt Informationen hinterherzujagen.

• Automatisierte Aufgabenzuweisungen — So wissen Aufbau-, Catering- und AV-Teams genau, was wann zu tun ist, und Verwirrung wird vermieden.
• Zentralisierte Eventdetails — BEOs, Zeitpläne und Gästelisten an einem Ort halten und so den Abstimmungsaufwand zwischen Abteilungen reduzieren.
• Self-Service-Buchungsportale — Lassen Sie Kunden Pakete selbst auswählen und Präferenzen eigenständig verwalten, um den Verwaltungsaufwand zu senken.
• Integrierte Kommunikationstools — Mobile Updates, Checklisten und automatisierte Benachrichtigungen halten Teams auch mit weniger Mitarbeitenden auf dem gleichen Stand.
• Flexible Zahlungsoptionen – Eine virtuelle Wallet ermöglicht es, Anzahlungen vor dem Event einzuziehen, sicher in Ihrem PMS zu speichern und Mittel nach Bedarf zuzuweisen.

Ein Beitrag von RoomRaccoon

RoomRaccoon ist das All-in-One-Hotelmanagementsystem der Wahl für unabhängige Hoteliers, die ihre Abläufe optimieren, den Umsatz maximieren und das Gästeerlebnis aufwerten möchten. Doch gutes Hotelmanagement hört nicht bei den Zimmern auf – es erstreckt sich auch auf Events.

Deshalb haben sich Pxier und RoomRaccoon zusammengeschlossen, um Hoteliers eine integrierte Lösung zu bieten, die das Management von Veranstaltungsräumen vereinfacht und mehr Buchungen generiert. Von nahtlosen Raumreservierungen bis zur mühelosen Zahlungsabwicklung sorgt unsere Partnerschaft dafür, dass das Management von Events ebenso reibungslos läuft wie der Betrieb Ihrer Zimmer.

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