Planificar eventos en un hotel suena glamuroso: salones de banquetes llenos de risas, experiencias perfectas para los huéspedes y un equipo bien organizado que garantiza que todo salga a la perfección. Sin embargo, como ocurre con la mayoría de los aspectos de la planificación de eventos de hotelería , la realidad puede ser mucho más compleja.
Una encuesta de EventMB descubrió que el 49 % de los desafíos de los eventos de hotel se deben a la gestión del tiempo, mientras que el 40 % tiene problemas con la gestión de los presupuestos de los eventos. Esto pone de relieve cómo, a pesar de parecer impecable a primera vista, la planificación de eventos de hotel implica una importante coordinación entre bastidores, desde la gestión de cambios de último momento hasta la prevención de pesadillas logísticas.
¿La buena noticia? Con las estrategias y herramientas adecuadas, la planificación de eventos de hotel se puede agilizar para minimizar el caos y maximizar el éxito. Exploremos 5 errores comunes en la planificación de eventos de hotel y cómo abordarlos como un profesional.
1. Gestión de la disponibilidad y conflictos de programación
Hacer malabarismos con las reservas de eventos y de habitaciones y evitar conflictos de programación es uno de los mayores desafíos en la gestión de eventos de un hotel. Y seamos realistas: si un huésped reserva el lugar de celebración de su hotel, es probable que también necesite un lugar donde alojarse.
Sin una conexión perfecta entre su software de gestión de eventos y su sistema de gestión de propiedades (PMS) los problemas de comunicación pueden derivar rápidamente en conflictos de disponibilidad, reservas duplicadas y huéspedes frustrados.
Solución: Herramientas de reserva de espacios más inteligentes
Un PMS moderno con funciones de gestión de eventos simplifica las reservas de grupos. A continuación, le indicamos cómo:
- Las asignaciones de habitaciones permiten a los hoteleros asignar un bloque de habitaciones para los asistentes a los eventos, lo que garantiza un alojamiento sin problemas junto con las reservas de espacios.
- La integración del PMS con el software de gestión de eventos ayuda a controlar los costos, realizar un seguimiento de los pagos y mantener los eventos dentro del presupuesto.
Al integrar su PMS con el software de eventos, mantiene el control sobre la disponibilidad de espacios y habitaciones, evita las sobreventas y mejora la satisfacción de los huéspedes.
2. Sobrecarga de logística de eventos
La logística de eventos puede ser abrumadora, desde la preparación de mesas hasta la coordinación de equipos audiovisuales y la gestión de múltiples proveedores. Un solo micrófono que falta, una entrega de catering retrasada o un plano de asientos mal ubicado pueden arruinar todo el cronograma, dejando al personal y a los organizadores en apuros.
Solución: Órdenes de eventos de banquetes (BEO) para una coordinación impecable
Una orden de eventos de banquetes (BEO) actúa como un centro neurálgico para los detalles del evento, lo que garantiza que todos los departamentos, desde el catering hasta el servicio de limpieza, sepan exactamente qué se debe hacer y cuándo. Las mejores prácticas para los coordinadores de eventos de hoteles incluyen:
- Usar BEO para documentar los cronogramas de eventos, las instrucciones de configuración y las preferencias de los invitados. Garantizar el acceso en tiempo real a BEO para todos los departamentos relevantes del hotel.
- Automatizar las actualizaciones para que los cambios de último momento se reflejen de inmediato en todos los equipos.
- Obtenga más información sobre las órdenes de eventos de banquetes y cómo usarlas.
3. Pérdida de ingresos por espacios para eventos
Sus espacios para eventos están reservados, pero ¿están generando el máximo de ingresos? Un estudio de Hotel Business Review descubrió que los hoteles que implementan estrategias de venta adicional pueden aumentar los ingresos por eventos hasta en un 20 %. Sin embargo, muchos hoteles no logran optimizar los ingresos de sus espacios para eventos.
Solución: Desbloquee oportunidades de ingresos ocultas
Un evento bien planificado es una oportunidad para aumentar los ingresos. A continuación, le indicamos cómo:
- Venda más servicios para eventos — los hoteles que ofrecen catering, equipos audiovisuales, decoración y paquetes VIP aumentan el gasto por evento en un promedio del 15 %.
- Promocione paquetes para invitados a eventos — fomentar mejoras en las habitaciones, tratamientos de spa y experiencias gastronómicas puede generar ingresos adicionales; algunos hoteles ven un aumento del 10 al 15 % en RevPAG (ingresos por invitado disponible).
- Atienda las necesidades corporativas: — ofrecer espacios de trabajo híbridos, configuraciones de reuniones impulsadas por la tecnología y opciones de eventos flexibles puede atraer a clientes comerciales, un segmento que representa el 25 % de los ingresos totales de los hoteles.
4. Problemas de marketing y ventas
Incluso el espacio para eventos más impresionante no atraerá reservas si nadie lo conoce. Muchos hoteles dependen del boca a boca en lugar de unaestrategia de marketing digital sólida, lo que lleva a que se pierdan reservas.
Solución: Estrategias de marketing de eventos más inteligentes
Un enfoque de marketing digital dirigido puede convertir lugares con pocas reservas en espacios para eventos de alta demanda. Aquí le mostramos cómo lograrlo:
1. Maximice la visibilidad con la integración de Channel Manager
Las OTA son excelentes para la visibilidad de la propiedad, incluso si los huéspedes solo reservan las habitaciones de su hotel. Aumenta las reservas y atrae a más viajeros al asegurarse de que su hotel esté incluido en los principales canales de reserva con un administrador de canales. Si ofrece una excelente experiencia a los huéspedes, es probable que consideren su lugar para eventos futuros.
2. Diríjase a la audiencia adecuada con anuncios pagos
Ejecuta anuncios de Google y redes sociales con segmentación geográfica para llegar a los organizadores de eventos, organizadores corporativos y coordinadores de bodas en su área. Utilice el retargeting dinámico para permanecer en el primer plano de sus mentes
3. Convierte tu sitio web en un motor de ventas de eventos
Agrega un motor de reservas específico para eventos o un formulario de consulta con precios claros, disponibilidad y cotizaciones instantáneas. Muestra recorridos virtuales e historias de éxito de eventos anteriores.
4. Ofrece paquetes de eventos con valor agregado
Combina el alquiler del lugar con el servicio de catering, el equipo audiovisual y las estadías en las habitaciones para crear experiencias de eventos perfectas. Promociona ofertas por tiempo limitado durante las temporadas bajas para impulsar la demanda.
5. Organiza tus propios eventos exclusivos
Posiciona tu lugar como un destino de referencia organizando reuniones de networking, reuniones de la industria o experiencias gastronómicas exclusivas. Estos eventos generan entusiasmo y contenido orgánico de los asistentes.
6. Fomenta el contenido generado por los usuarios y las reseñas
Pide a los organizadores de eventos anteriores que compartan fotos y testimonios en las redes sociales. Preséntanos en tu sitio web y en tu perfil de Google Business para generar confianza y credibilidad.
Solución: automatizar los flujos de trabajo
Con equipos más reducidos, la automatización es la clave para ejecutar eventos sin problemas sin sobrecargar al personal. La combinación adecuada de gestión de eventos y PMS ayuda a optimizar las operaciones lo que garantiza que incluso un equipo pequeño pueda ejecutar eventos de manera eficiente. Al automatizar las reservas de lugares, las asignaciones de tareas y las actualizaciones en tiempo real, el personal puede concentrarse en brindar experiencias excepcionales en lugar de buscar información.
- Asignaciones de tareas automatizadas: — asegúrese de que los equipos de configuración, catering y AV sepan exactamente qué hacer y cuándo, eliminando la confusión.
- Detalles centralizados de los eventos:— mantiene los BEO, los cronogramas y las listas de invitados en un solo lugar, lo que reduce el intercambio entre departamentos.
- Portales de reserva de autoservicio: — permite que los clientes seleccionen paquetes y administren sus preferencias por su cuenta, lo que reduce la carga de trabajo administrativa.
- Herramientas de comunicación integradas: — las actualizaciones móviles, las listas de verificación y las notificaciones automáticas mantienen a los equipos alineados, incluso con menos miembros del personal.
- Opciones de pago flexibles –una billetera virtual le permite recolectar depósitos previos al evento, almacenarlos de forma segura en su PMS y asignar fondos según sea necesario.
Una publicación de RoomRaccoon
RoomRaccoon es el sistema de gestión hotelera todo en uno ideal para los hoteleros independientes que buscan optimizar las operaciones, maximizar los ingresos y mejorar la experiencia de los huéspedes. Pero una buena gestión hotelera no se limita a las habitaciones, sino que también se extiende a los eventos.
Por eso, Pxier y RoomRaccoon se han asociado para ofrecer a los hoteleros una solución integrada que simplifica la gestión de espacios para eventos y genera más reservas. Desde reservas de espacios sin inconvenientes hasta un manejo de pagos sin esfuerzo, nuestra asociación garantiza que la gestión de eventos sea tan sencilla como la gestión de las habitaciones.
Reserve una demostración para explorar RoomRaccoon!
