Les principaux défis de la planification d'événements dans les hôtels et comment les surmonter

1. Gestion de la disponibilité et des conflits de planification

Gérer les réservations d'événements et les réservations de chambres tout en évitant les conflits de planification est l'un des plus grands défis de la gestion d'événements dans les hôtels. Et soyons honnêtes : si un client réserve un espace dans votre hôtel, il a probablement aussi besoin d’un endroit où séjourner.

Sans une connexion fluide entre votre logiciel de gestion d’événements et votre système de gestion hôtelière (PMS), des malentendus peuvent rapidement entraîner des conflits de disponibilité, des doubles réservations et des clients frustrés.

Solution : Des outils de réservation de salles plus intelligents

Un PMS moderne avec des fonctionnalités de gestion d’événements simplifie les réservations de groupe. Voici comment :

• Les allotissements de chambres permettent aux hôteliers d’allouer un bloc de chambres aux participants d’un événement, garantissant ainsi une hébergement fluide en parallèle des réservations de salle.
• L'intégration du PMS avec le logiciel de gestion d'événements aide à surveiller les coûts, suivre les paiements et maintenir les événements dans le budget.
• En intégrant votre PMS avec le logiciel d’événements, vous gardez le contrôle sur la disponibilité des salles et des chambres, évitez les surréservations et améliorez la satisfaction des clients.

2. Surcharge logistique des événements

Les logistiques des événements peuvent être accablantes, de l'installation des tables à la coordination du matériel audiovisuel, en passant par la gestion des multiples fournisseurs. Un micro manquant, une livraison de traiteur retardée ou un plan de salle mal placé peut perturber tout le programme, laissant le personnel et les organisateurs dans la précipitation.

Solution : Les Banquet Event Orders (BEO) pour une coordination sans faille

Un Banquet Event Order (BEO) agit comme un centre de gestion des détails de l’événement, garantissant que chaque département, de la restauration à l’entretien ménager, sait exactement ce qu’il doit faire et quand. Les meilleures pratiques pour les coordinateurs d'événements hôteliers incluent :

• Utiliser les BEO pour documenter les horaires des événements, les instructions de configuration et les préférences des invités.
• Assurer un accès en temps réel aux BEO pour tous les départements pertinents de l’hôtel.
• Automatiser les mises à jour afin que les changements de dernière minute soient immédiatement reflétés entre les équipes.

Apprenez-en plus sur les Banquet Event Orders et comment les utiliser.

3. Revenus manqués provenant des espaces événementiels

Vos espaces événementiels sont réservés, mais génèrent-ils des revenus maximaux ? Une étude menée par le Hotel Business Review a révélé que les hôtels qui mettent en place des stratégies de vente additionnelle peuvent augmenter leurs revenus événementiels jusqu'à 20 %. Pourtant, de nombreux hôtels échouent à optimiser leurs revenus provenant de leurs espaces événementiels.

Solution : Débloquer les opportunités de revenus cachées

Un événement bien planifié est une occasion d’augmenter les revenus. Voici comment :

• Vente additionnelle de services événementiels Les hôtels qui offrent des services de traiteur, de matériel audiovisuel, de décoration et de forfaits VIP augmentent les dépenses par événement en moyenne de 15 %.
• Promouvoir des forfaits pour les invités des événements — Encourager les surclassements de chambres, les soins au spa et les expériences culinaires peut générer des revenus supplémentaires, certains hôtels constatant une augmentation de 10-15 % du RevPAG (Revenu par Client Disponible).
• Répondre aux besoins des entreprises — Offrir des espaces de travail hybrides, des configurations de réunions technologiques et des options d’événements flexibles peut attirer les clients professionnels, un segment représentant 25 % du revenu total des hôtels.

4. Difficultés en marketing et ventes

Même l'espace événementiel le plus impressionnant n'attirera pas de réservations si personne n'en entend parler. De nombreux hôtels comptent sur le bouche-à-oreille plutôt que sur une stratégie de marketing numérique solide, ce qui entraîne des réservations manquées !

Solution : Des stratégies de marketing événementiel plus intelligentes

Une approche de marketing numérique ciblée peut transformer des lieux sous-réservés en espaces événementiels très demandés. Voici comment y parvenir :

1. Maximiser la visibilité avec l'intégration du Channel Manager

Les OTAs (agences de voyage en ligne) sont idéales pour la visibilité de la propriété, même si les clients ne réservent que vos chambres d'hôtel. Vous augmentez les réservations et attirez davantage de voyageurs en vous assurant que votre hôtel est référencé sur les principaux canaux de réservation grâce à un Channel Manager. Si vous offrez une excellente expérience aux clients, ils envisageront probablement de réserver votre espace pour leurs événements futurs.

2. Cibler le bon public avec des publicités payantes

Lancez des publicités géo-ciblées sur Google et les réseaux sociaux pour atteindre les planificateurs d’événements, les organisateurs d’événements d’entreprise et les coordinateurs de mariages dans votre région. Utilisez le reciblage dynamique pour rester dans l’esprit des utilisateurs.

3. Transformer votre site web en moteur de vente d’événements

Ajoutez un moteur de réservation spécifique aux événements ou un formulaire de demande avec des prix clairs, la disponibilité et des devis instantanés. Mettez en avant des visites virtuelles et des témoignages de succès d'événements passés.

4. Offrir des forfaits événementiels à valeur ajoutée

Regroupez la location de la salle avec le traiteur, le matériel audiovisuel et les chambres pour créer des expériences événementielles sans accroc. Proposez des offres limitées en période creuse pour stimuler la demande

5. Organiser vos propres événements signature

Positionnez votre espace comme une destination incontournable en organisant des événements de réseautage, des rencontres professionnelles ou des expériences culinaires exclusives. Ces événements génèrent de l’enthousiasme et du contenu organique provenant des participants.

6. Encourager le contenu généré par les utilisateurs et les avis

Demandez aux organisateurs d’événements passés de partager des photos et des témoignages sur les réseaux sociaux. Mettez-les en avant sur votre site web et sur votre profil Google Business pour renforcer la confiance et la crédibilité.

5. Pénurie de personnel et équipes surchargées

Les hôtels font face à une pénurie de personnel continue, ce qui complique la gestion des événements sans surcharger les équipes. Lorsqu’il n'y a pas assez de personnel, les retards dans l'installation, les goulots d'étranglement dans le service et les problèmes de communication entre les départements peuvent rapidement transformer un événement bien planifié en un véritable cauchemar logistique.

Solution : Automatiser les flux de travail

Avec des équipes plus réduites, l’automatisation est la clé pour organiser des événements fluides sans surcharger le personnel.

La bonne combinaison de gestion d'événements et de PMS (système de gestion hôtelière) permet de rationaliser les opérations, garantissant qu’une petite équipe peut gérer efficacement les événements. En automatisant les réservations de salles, les affectations de tâches et les mises à jour en temps réel, le personnel peut se concentrer sur l'offre d'expériences exceptionnelles plutôt que de courir après des informations.

• Affectations de tâches automatisées — Assurez-vous que les équipes d'installation, de restauration et de matériel audiovisuel savent exactement ce qu’elles doivent faire et quand, éliminant ainsi la confusion.
• Détails des événements centralisés — Gardez les BEO, les horaires et les listes d'invités en un seul endroit, réduisant les échanges entre les départements.
• Portails de réservation en libre-service — Laissez les clients choisir leurs forfaits et gérer leurs préférences eux-mêmes, réduisant ainsi la charge administrative.
• Outils de communication intégrés — Les mises à jour mobiles, les listes de contrôle et les notifications automatisées permettent de garder les équipes alignées, même avec moins de membres.
• Options de paiement flexibles – Un portefeuille virtuel vous permet de collecter des dépôts avant l'événement, de les stocker en toute sécurité dans votre PMS et d'allouer les fonds selon les besoins.

Un article de RoomRaccoon

RoomRaccoon est le système de gestion hôtelière tout-en-un de référence pour les hôteliers indépendants souhaitant rationaliser leurs opérations, maximiser leurs revenus et améliorer l'expérience client. Mais une bonne gestion hôtelière ne se limite pas aux chambres — elle s'étend également aux événements.

C’est pourquoi Pxier et RoomRaccoon ont formé un partenariat pour offrir aux hôteliers une solution intégrée qui simplifie la gestion des espaces événementiels et génère plus de réservations. De la réservation fluide des espaces à la gestion des paiements sans effort, notre partenariat garantit que la gestion des événements soit aussi fluide que celle des chambres.

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